O que é aprendizagem Just-In-Time?

Imagine que você está no trabalho e tem uma tarefa que nunca fez antes. Você não tem tempo para um curso completo ou materiais de treinamento extensos. Então, o que você faz? A maioria das pessoas procura um guia, um tutorial em vídeo ou pesquisa online. Isso é chamado de aprendizagem just-in-time (JIT). Significa obter as informações certas exatamente quando você precisa delas, para que possa usá-las imediatamente, sem interromper seu fluxo de trabalho.

A ideia por trás da aprendizagem just-in-time é que as pessoas aprendem melhor quando a informação é oportuna, relevante e de fácil compreensão. Então, trata-se de fornecer exatamente o que eles precisam, quando precisam, em vez de oferecer cursos longos e enfadonhos que não servirão para nada ou serão esquecidos no futuro. Desde pequenos vídeos tutoriais até chatbots de IA que fornecem informações sob demanda, a chave para o aprendizado JIT é que as informações sejam prontamente acessíveis. Dessa forma, o aprendizado passa a fazer parte do dia de trabalho, e não uma tarefa separada que exige a pausa de outras tarefas.

A aprendizagem just-in-time é especialmente importante agora porque os locais de trabalho mudam rapidamente. Novas tecnologias, processos e ferramentas aparecem mais rapidamente do que nunca e os modelos de formação tradicionais já não estão à altura. Ao treinar da maneira antiga, quando os funcionários tentam aplicar o que aprenderam, muito do que aprenderam é esquecido ou não é mais relevante. A aprendizagem JIT, no entanto, preenche essa lacuna ao encontrar os alunos onde eles estão e oferecer apoio no seu contexto real de trabalho.

Essa abordagem também é semelhante à forma como aprendemos fora do trabalho. Quando consertamos algo em casa, experimentamos uma nova receita ou aprendemos um novo aplicativo, muitas vezes buscamos instruções curtas e claras para que possamos voltar rapidamente ao que estávamos fazendo. Trata-se de uma aprendizagem just-in-time e os locais de trabalho estão apenas começando a reconhecê-la. Respeita o tempo e as prioridades das pessoas e permite que os funcionários adquiram novas competências à medida que trabalham. Isto, por sua vez, leva ao crescimento contínuo sem comprometer a produtividade. Vamos explorar por que o aprendizado just-in-time é realmente importante em P&D e como as empresas podem adotá-lo de forma eficaz.

Por que o aprendizado just-in-time é importante na pesquisa e desenvolvimento moderno

1. Mudanças Rápidas

O ambiente de trabalho está mudando rapidamente. Novas ferramentas e tecnologias aparecem o tempo todo e, assim, as expectativas também mudam. No passado, os métodos tradicionais de treino eram realmente eficazes; um workshop a cada poucos meses ou um curso anual era suficiente. Mas hoje esta abordagem está ultrapassada. Os funcionários enfrentam novos desafios todos os dias que precisam de soluções rápidas. Quando as mudanças acontecem tão rapidamente, o aprendizado não pode esperar pela próxima sessão de treinamento. É aí que o aprendizado just-in-time é útil. Ele fornece informações rápidas, focadas e facilmente acessíveis quando os funcionários precisam delas, para que possam realizar seu trabalho com eficiência e sem interrupções.

2. Evolução das expectativas dos alunos

As pessoas estão acostumadas a obter informações rapidamente em seu dia a dia. Desde receitas até soluções de problemas, muitas vezes pesquisamos soluções on-line e as desejamos imediatamente. Os funcionários agora esperam o mesmo no trabalho. Eles não querem fazer cursos longos e gerais que não atendam às suas necessidades. Em vez disso, desejam uma aprendizagem flexível, disponível quando necessário. O Just-in-time é a solução perfeita, pois permite que as pessoas aprendam naturalmente, o que significa que podem fazê-lo quando estiverem curiosas, quando precisarem saber algo e quando estiverem prontas para aplicá-lo imediatamente. Isso também afeta a forma como as equipes de T&D veem o engajamento. Em vez de forçar os alunos a concluir módulos específicos, as organizações podem criar experiências de aprendizagem pequenas e úteis que abordam problemas do mundo real.

3. Retenção de Conhecimento

Sessões e módulos de treinamento longos nem sempre são úteis. Nossos cérebros são melhores em lembrar informações que podemos usar imediatamente. Quando aprendemos coisas para o caso de precisarmos delas mais tarde, tendemos a esquecê-las rapidamente. Mas quando aprendemos algo logo antes de precisarmos e aplicamos imediatamente, nos lembramos muito melhor. Este é um dos principais benefícios do aprendizado just-in-time. Ele se concentra em informações relevantes e úteis, tornando mais fácil para os funcionários compreenderem e lembrarem o que aprenderam. Por exemplo, um funcionário que assiste a um vídeo de três minutos sobre como lidar com uma reclamação específica de um cliente logo antes de uma ligação se lembrará desse conselho muito melhor do que se o tivesse aprendido semanas antes em uma sessão de treinamento.

4. Agilidade nos Negócios

Agilidade é tudo para as empresas modernas. As empresas precisam de equipes que possam se ajustar rapidamente, aprender novos sistemas e superar desafios sem atrasos. Os métodos de treinamento tradicionais geralmente demoram muito. Embora sejam úteis para um aprendizado mais profundo, eles podem retardar as coisas quando você precisa de respostas rápidas. O aprendizado just-in-time aumenta a agilidade dos negócios, permitindo uma integração mais rápida, transições mais fáceis para novos softwares e atualizações mais rápidas de habilidades. Por exemplo, se sua empresa estiver implementando uma nova ferramenta de gerenciamento de projetos, em vez de todos participarem de uma longa sessão de treinamento, você poderá oferecer pequenos tutoriais em vídeo ou guias com dicas. Os funcionários podem acessar esses recursos conforme necessário, sem perder um dia inteiro de trabalho.

5. Aumentando a produtividade

O principal objetivo da aprendizagem não é apenas adquirir conhecimento, mas melhorar o desempenho. A aprendizagem just-in-time consegue isso fornecendo acesso rápido a recursos que ajudam os funcionários a resolver problemas imediatamente. Isto aumenta a sua confiança e eficiência, reduz a frustração, evita erros e incentiva a resolução de problemas. Com esta abordagem, os colaboradores veem a formação como uma ferramenta útil que facilita o seu trabalho, em vez de uma tarefa extra. Por exemplo, um representante de atendimento ao cliente pode encontrar rapidamente um breve guia sobre como gerenciar um cliente difícil. Essa ajuda rápida não só melhora o desempenho, mas também melhora a experiência do cliente.

Como implementar a aprendizagem Just-In-Time

Cultura de aprendizagem contínua

O primeiro passo para melhorar o aprendizado é mudar a mentalidade da empresa. A aprendizagem just-in-time funciona melhor em locais de trabalho onde a aprendizagem acontece todos os dias, e não apenas em workshops ou cursos online. As equipes de T&D podem conseguir isso construindo uma cultura de aprendizagem contínua e despertando a curiosidade. Isso estimula os colaboradores a buscarem conhecimento quando precisam e, assim, encararem o treinamento como um processo contínuo. Para fazer isso de forma eficaz, as equipes de T&D podem incentivar a aprendizagem autodirigida, reconhecer e recompensar os funcionários que encontram respostas ou compartilham recursos e, por último, envolver os gestores.

Integrando Tecnologia e Microlearning

A tecnologia é crucial para o aprendizado just-in-time. Sem ele, é difícil entregar informações à pessoa certa no momento certo. A boa notícia é que você não precisa de software complicado para começar, apenas recursos de aprendizagem curtos e facilmente acessíveis que os funcionários possam encontrar rapidamente. Pareceria uma biblioteca digital disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana, repleta de conteúdo curto e compatível com dispositivos móveis. Podem ser vídeos de microaprendizagem, infográficos, questionários curtos ou chatbots de IA. As plataformas de aprendizagem modernas facilitam o armazenamento e a organização de todo esse conteúdo. Eles podem até oferecer recomendações personalizadas, mostrando aos funcionários o que eles precisam com base em sua função, desempenho ou atividades recentes.

Identificando momentos de necessidade

A aprendizagem just-in-time funciona melhor quando faz parte do trabalho diário. Em vez de afastar os funcionários de suas tarefas para treinamento, as equipes de T&D podem fazer com que o aprendizado aconteça enquanto as pessoas trabalham. Para conseguir isso, primeiro identifique os momentos em que os funcionários têm maior probabilidade de precisar de ajuda. Por exemplo, quando estão aprendendo um novo sistema ou resolvendo um problema de um cliente, quando um processo muda ou quando cometem um erro e precisam corrigi-lo. Depois de conhecer esses momentos, você pode criar recursos que os abordem diretamente, como um vídeo de um minuto ou uma lista de verificação rápida.

Combinando com outros métodos de aprendizagem

A aprendizagem just-in-time é eficaz por si só, mas é ainda melhor quando combinada com outros métodos de aprendizagem. Você pode combinar recursos just-in-time com treinamento formal para reforçar o aprendizado e torná-lo mais eficaz. Por exemplo, antes de um workshop, envie pequenos vídeos de microaprendizagem ou atualizações rápidas para preparar os participantes. Da mesma forma, durante o treinamento, use ferramentas just-in-time, como modelos, para apoiar a prática. Após o treinamento, compartilhe recursos para que os alunos possam revisitar as informações sempre que precisarem aplicá-las. Isso garante que o aprendizado continue após o término do curso e ajuda os funcionários a conectar a teoria à prática.

Conclusão

O aprendizado just-in-time ajuda os funcionários a passar do conhecimento de algo para realmente fazê-lo. Ele fornece as informações corretas quando necessário, permitindo que concluam as tarefas com mais rapidez e confiança. Em vez de aprenderem porque precisam, eles aprendem com o propósito de resolver problemas reais à medida que surgem. À medida que os ambientes de trabalho ficam mais movimentados, esse método mantém as equipes flexíveis e motivadas. Quando as organizações fazem da aprendizagem uma parte regular do trabalho diário, em vez de uma atividade ocasional, criam uma cultura que se adapta às mudanças, permanecendo assim ágeis.