Criando uma base de conhecimento para abrir o acesso ao conhecimento organizacional

A maioria dos problemas enfrentados pelas empresas dependentes do fundador decorrem da falta de conhecimento acessível aos funcionários. Na verdade, os processos críticos, as percepções históricas e o know-how operacional raramente são documentados, muitas vezes vivendo na cabeça do fundador, tornando-os a única fonte de informação. Portanto, o passo mais importante na construção de uma organização autossuficiente é criar uma base de conhecimento onde todas as informações importantes sejam facilmente acessíveis para quem delas precisa. Neste artigo, orientaremos você nas etapas para desenvolver uma base de conhecimento bem estruturada que apoiará o crescimento de sua força de trabalho e estabelecerá as bases para uma organização ágil e bem-sucedida.

Por que você precisa de uma base de conhecimento?

Criar uma base de conhecimento é essencialmente uma forma de documentar, organizar e compartilhar informações, tornando-as facilmente acessíveis para toda a organização. Mas por que isso é importante? Em empresas dependentes do fundador, que muitas vezes carecem de um processo eficaz de partilha de informações entre várias equipas, isso pode fazer a diferença entre uma organização próspera e uma organização fracassada. Aqui estão alguns dos muitos motivos pelos quais você deve considerar seriamente a construção de uma base de conhecimento para sua organização:

• Torna a informação prontamente disponível no momento de necessidade.
• Distribui a tomada de decisões além do fundador.
• Ajuda a padronizar processos críticos, minimizando erros e descuidos.
• Facilita o aprendizado e a colaboração entre diferentes equipes.
• Reduz o tempo de integração para novas contratações.
• Evita a perda de conhecimento devido a saídas de funcionários, mudanças organizacionais ou ausência do fundador.

6 etapas para criar sua própria base de conhecimento

1. Identifique os objetivos da sua base de conhecimento

Ao decidir construir uma base de conhecimento para a sua organização, é crucial compreender os objetivos finais por trás desta iniciativa. Não definir metas claras desde o início pode levar a uma coleta e documentação inadequada de informações ou resultar em uma ferramenta de gestão do conhecimento que raramente é usada pelos funcionários, mesmo que tudo seja feito corretamente.

O processo de definição de seus objetivos finais começa com a identificação dos desafios atuais. Considere as maneiras pelas quais sua organização está apresentando desempenho insatisfatório atualmente. Os funcionários frequentemente perdem tempo procurando informações? Os erros são repetidos devido à falta de processos estabelecidos? Depois de saber com o que está lutando, será mais fácil definir o que você deseja alcançar, seja minimizar erros, reduzir o tempo de produtividade para novas contratações, impulsionar a inovação ou aprimorar os esforços de aprendizagem.

2. Decida qual conhecimento deve ser capturado

Nem todas as informações são igualmente importantes ou dignas de serem documentadas. Portanto, o próximo passo é criar um inventário de todos os ativos de conhecimento existentes, estejam eles já documentados ou existam apenas na mente do fundador. A seguir estão as principais categorias nas quais você deve se concentrar:

• Conhecimento operacional (processos, checklists, templates, ferramentas, fluxos de trabalho, padrões de qualidade, etc.)
• Conhecimento estratégico (visão, missão, objetivos abrangentes, KPIs, critérios de sucesso, etc.)
• Conhecimento relacional (parcerias de alto valor, histórico de partes interessadas e clientes, procedimentos padrão não escritos de gestão de relacionamento, etc.)
• Conhecimento cultural (expectativas de comunicação, rituais não oficiais, estruturas de equipe e hábitos de colaboração, etc.)
• Conhecimento de produtos e serviços (informações sobre recursos, benefícios, principais argumentos de venda, problemas comuns dos clientes, etc.)

Depois de concluir esse inventário, é crucial identificar onde todas essas informações estão atualmente, se e como elas fluem entre os funcionários e quem é o responsável por cada processo. Além disso, você deve destacar lacunas ou redundâncias de conhecimento, bem como procedimentos importantes que não foram documentados.

3. Escolha as ferramentas certas

Neste ponto, você está pronto para escolher a ferramenta certa para garantir o armazenamento, o gerenciamento, a atualização e o compartilhamento de informações de maneira eficaz em sua organização. As empresas utilizam uma ampla variedade de ferramentas de gestão do conhecimento, desde bases de conhecimento simples e sistemas de gestão de documentos até sistemas de gestão de aprendizagem mais complexos, ferramentas de colaboração e sistemas de gestão de conhecimento baseados em IA.

Seja qual for a sua escolha, é essencial levar alguns fatores em consideração. A ferramenta ideal para alcançar ampla adoção e resultados máximos deve fornecer recursos como capacidade de pesquisa, edição e colaboração diretas, integração com ferramentas de comunicação e gerenciamento de projetos, bem como acessibilidade em vários dispositivos. Ao identificar cuidadosamente a solução certa para as necessidades do seu negócio, você pode melhorar significativamente o compartilhamento de conhecimento e o desenvolvimento dos funcionários.

4. Conhecimento de estrutura e formato para máxima eficiência

A forma como você estrutura uma base de conhecimento é crucial, especialmente dada a vasta quantidade de informações que ela conterá. Estabelecer uma taxonomia lógica e intuitiva ajudará os funcionários a encontrar facilmente o que precisam, tornando assim a base de conhecimento parte integrante das suas rotinas diárias. Para conseguir isso, você deve estabelecer categorias e subcategorias claras, marcar de forma consistente, decidir sobre convenções de nomenclatura para todos os arquivos e criar links entre conteúdos relacionados.

Além disso, não negligencie como você formatará as informações na base de conhecimento. Os funcionários devem ser capazes de obter respostas às suas perguntas rapidamente, sem ter que vasculhar grandes blocos de texto. Portanto, é melhor utilizar artigos de microaprendizagem, tutoriais em vídeo, mapas visuais, listas de verificação, manuais ou guias baseados em cenários. Você também pode criar modelos para os formatos usados ​​com mais frequência para agilizar o processo de desenvolvimento. Seguindo essas etapas, você pode garantir que os funcionários retornarão consistentemente à base de conhecimento.

5. Estabeleça um sistema de gestão do conhecimento

Não basta simplesmente criar a base de conhecimento e depois esperar que as pessoas saibam como utilizá-la, mantê-la e atualizá-la de forma eficaz. Você deve estabelecer fluxos de trabalho claros e atribuir responsabilidades específicas para todos os processos relacionados à estratégia de documentação de conhecimento da sua organização. Especificamente, deve ficar claro que tipo de conhecimento deve ser capturado, quem conduzirá revisões regulares de conteúdo, como a qualidade será garantida, como as informações confidenciais serão tratadas, se haverá um sistema de permissão e como o conhecimento será transferido após a saída de um funcionário. Abordar todas essas questões o ajudará a transformar a gestão do conhecimento de uma atividade esporádica em um processo contínuo.

6. Promova a participação e o envolvimento

Nesta fase, a base de conhecimento foi criada, os responsáveis ​​pela mesma compreendem as suas funções e foi implementado um processo de refinamento contínuo. Resta apenas que os funcionários comecem a usá-lo. Mas como você pode promover o engajamento? Convencer os colaboradores sobre os benefícios de estabelecer uma cultura de partilha de conhecimento vai além de uma atualização tecnológica; também requer uma mudança cultural. Por esta razão, é essencial envolver gestores e líderes no incentivo aos colaboradores não só para utilizarem a base de conhecimento, mas também para reportarem feedback, tanto positivo como negativo. Recompense os funcionários que contribuem para a base de conhecimento e destaque as melhorias resultantes disso. Além disso, incorpore a base de conhecimento em processos essenciais, como integração, treinamento de funcionários e tomada de decisões. Por fim, incentive a liderança a dar um bom exemplo, utilizando eles próprios a base de conhecimento.

Melhorando continuamente sua base de conhecimento

Uma base de conhecimento abrangente pode ajudá-lo a deixar a dependência do fundador no passado e abraçar um futuro de agilidade e autossuficiência. Porém, para garantir o sucesso da sua base de conhecimento, é essencial avaliá-la e melhorá-la continuamente. Colete feedback dos funcionários para identificar áreas para melhorar a usabilidade, refinar a taxonomia ou determinar quais informações podem ser adicionadas no futuro. Atualizar e substituir conteúdo será uma ocorrência comum, portanto, é essencial manter o controle do seu sistema de gestão do conhecimento. Você também pode avaliar o progresso feito até agora e compará-lo com as metas definidas no início do processo. Seguindo essas etapas, você pode garantir que sua base de conhecimento cresça e evolua com sua organização, permanecendo tão valiosa quanto quando foi criada.