5 formas de usar o ChatGPT para aumentar sua produtividade

Edição - IstoéNEGÓCIOS

07/06/2024

Você tem superpoderes de produtividade, só precisa encontrá-los — e o ChatGPT pode te ajudar nessa missão.

Sabe o que faz a diferença nos negócios? Produtividade. Gurus podem enfeitar essa realidade, dizendo que o trabalho pode ser simples e prazeroso, compartilhando truques e prometendo soluções rápidas. Mas, na vida real, é o volume de trabalho que vai te fazer ultrapassar aqueles que não se dedicaram tanto.

Não há como contornar o fato de que quanto mais você trabalha, mais oportunidades vão cruzar seu caminho. Quanto mais você faz, mais insights surgem.

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Veja como produzir e progredir mais rápido do que nunca com o ChatGPT:

(Copie, cole e edite os textos na mesma janela do ChatGPT para manter o contexto.)

1. Lei do menor esforço Se você é mais produtivo durante o período da manhã, use-o para fazer as tarefas mais complexas. Se você é do time dos preguiçosos matinais, faça apenas o que não demanda muita atenção. Alinhar sua energia com o trabalho é uma ótima maneira de não perder tempo. Escreva no ChatGPT: “Quero maximizar minha produtividade alinhando minhas tarefas com os meus picos de energia usando a lei do menor esforço. Ajude-me a identificar quando estou mais eficiente e os tipos de tarefas que melhor se adequam a esses períodos de alta energia. Comece me pedindo para listar minhas atividades da semana e como me sinto ao fazê-las. Em seguida, analise a minha situação e me diga quais tarefas estavam mais alinhadas com os meus horários de pico e quais me drenaram. Faça perguntas como: ‘Quais tarefas você concluiu com mais eficiência na semana passada?’ e ‘Durante quais horários do dia você se sente mais energizado para trabalhar?’ Por fim, ajude-me a planejar uma agenda diária que combine minhas tarefas com os meus picos naturais de produtividade.“

2. Reordene Depois de resolver a tarefa mais importante do dia, a maioria das pessoas passa para a segunda demanda da lista. Mas isso pode não estar certo. Depois que o item mais importante foi resolvido, uma nova ordem de prioridade pode surgir. Não siga cegamente uma ordem que não faz mais sentido. Escreva no ChatGPT: “Meu objetivo é sempre fazer a tarefa mais importante para o meu trabalho. Mas depois de ter feito a demanda principal, as coisas podem ter mudado, e o resto da lista requer uma reconsideração. Hoje, minha lista é [preencha este campo com a sua lista de tarefas]. O que fará a maior diferença para o meu trabalho [escreva com o que você trabalha] agora?

3. Antecipe sua semana Não deixe a segunda-feira te pegar de surpresa. Quanto mais você puder antecipar sua semana, mais poderá ajustar sua agenda e descobrir onde estão os espaços em branco — que são essenciais para momentos especiais. Se você estiver motivado, talvez queira começar imediatamente. Escreva no ChatGPT: “É domingo [coloque o dia da semana em que você está] e estou planejando a próxima semana para ser mais produtivo. Vou escrever meus compromissos a seguir: [escreva aqui seus compromissos]. Sua tarefa é alinhar minhas responsabilidades com meus objetivos gerais, perguntando: ‘Como esta tarefa [nome de uma tarefa] ajuda seus objetivos para a semana?’ Faça um acompanhamento questionando a posição de cada tarefa em minha agenda. Incentive o planejamento proativo sugerindo: ‘Há algo que você pode começar agora mesmo para se adiantar na semana?’ Este processo me ajudará a otimizar minha semana e encontrar os espaços em branco necessários para oportunidades inesperadas.“

4. Sistematize tudo Caso a caso não é escalável. Caso a caso não vai fazer seu negócio crescer. Se cada cliente precisa de uma abordagem personalizada, cada novo fornecedor tem sua própria maneira de trabalhar e cada e-mail que você envia precisa ser escrito do zero, algo está errado. Crie um novo processo e envolva um membro da sua equipe. Escreva no ChatGPT: “Meu objetivo é padronizar esta tarefa [escreva aqui a tarefa que você deseja padronizar]. Sua função é me ajudar a criar um processo simplificado a partir desta descrição, de preferência de uma maneira que eu possa fornecer a um membro da equipe ou seguir facilmente no futuro. Faça perguntas para esclarecer quaisquer etapas e sugira maneiras de simplificar ou automatizar o processo. Depois de termos um processo claro, adicione instruções a um membro da equipe para configurar modelos, escrever as regras e salvar as instruções em um local de fácil acesso.“

5. Automatize com IA Pessoas que sabem usar IA, sabem como automatizar as coisas que você está gastando horas para fazer. Encontre essas pessoas e aprenda seus segredos. Imagine seu negócio como uma série de processos, como os que você acabou de criar, e explique-os a um profissional de IA que possa automatizá-los para você. Escreva no ChatGPT: “Meu negócio é [descreva seu negócio] e minhas tarefas incluem [descreva as tarefas em seu papel]. Para cada tarefa, pergunte como ela está sendo atualmente realizada e verifique se essa tarefa poderia ser automatizada. Depois de identificarmos as tarefas que podem se beneficiar da automação, crie uma tabela com três colunas com os cabeçalhos: tarefa, processo atual, processo com automação. Na coluna 2, esboce esses processos detalhadamente e na coluna 3 crie um plano de como cada tarefa poderia ser automatizada. Esta abordagem estruturada me ajudará a automatizar meu negócio ou me preparar para trabalhar com um especialista em IA para implementar automações que economizam tempo.“